はじめに：記録、書いたら終わり…じゃない！？
訪問介護の現場で毎日コツコツ記録してる皆さん、お疲れ様です！
でもその記録、書いたあとどうしてますか？シュレッダー？ダンボール保管？パソコンの中？
実は、サービス記録には法的に決められた「保存期間」があるんです。知らずに処分したら…最悪、事業所が行政指導を受けることも！？
というわけで今回は、訪問介護における記録の保存期間と法的ルールについて、わかりやすくまとめました。
１．そもそも「サービス記録」ってどこまで含まれるの？
訪問介護における「記録」と言ってもいろいろありますよね。ざっと分類すると：
- サービス提供記録（訪問介護記録・ヘルパー日誌）
- モニタリングシート
- サービス担当者会議の記録
- 利用者情報の基本記録（アセスメント・計画書控え）
- クレーム・事故報告書
- サービス提供票や実績記録票（介護報酬請求に関連）
これらはすべて、ある一定期間の保存義務がある「公的書類」です！
２．保存期間はズバリ「２年」が基本ルール
介護保険法施行規則 第101条には、こうあります：
> 「介護保険サービスに関する記録は、原則としてその完結日から２年間保存すること」
つまり、記録は最低２年間、保管が義務ってこと！
たとえば2023年4月1日の訪問記録は、2025年3月31日までは保管しておく必要があります。
３．でも「２年」って例外もある？
あるんです、これが！以下のようなケースでは「２年以上の保存」が求められる場合も。
① 事故やクレームの記録
→ 記録完結から２年ではなく、「解決が完了した日から２年」が原則。
→ 裁判や苦情処理が長期化する場合は、それに応じて保管延長。
② 行政処分や監査対象になった場合
→ 監査中の記録は削除不可。必要に応じて３年〜５年保存になることも。
③ 労働法関連（従業員記録）
→ 雇用契約書や勤務表などは「３年〜５年」保存が労基法上の目安。
４．電子データで保存してもいいの？
はい、可能です！最近はICT導入も進んでおり、
- タブレットでの記録
- クラウドサーバーへの保存
などもOK。ただし注意点もあり
- 法令に準じたバックアップ体制が必要
- 即時に出力・閲覧可能であること
- 改ざん防止対策（履歴機能・ログ記録）が導入されていること
「書いた記録があとで読めなかった」なんてNG。電子保存でも紙と同等の信頼性が求められます。
５．保存形式と管理のコツ
大量の紙記録やデータ、どうやって保管すればいいの！？と思ったあなたに、マリー的“記録保存術”を伝授。
紙の場合
- 年度ごと・利用者ごとにバインダー分け
- 押印・署名のある記録は特に慎重に管理
- 湿気・日焼け・虫害に注意！
データの場合
- クラウド導入がベスト。紙との“二重保存”が理想
- ファイル名は「日付＋利用者名＋記録種別」で統一
- USBや外付けHDDは“紛失リスク”高。原則NG！
６．記録を「守る」ことは、利用者と自分を守ること
もし万が一、訴訟や苦情トラブルになったとき、
「記録をきちんと残していたか」＝「サービスの正当性を示す証拠」になります。
つまり記録の保存って、“自分のケアを証明する盾”でもあるんです。
７．こんなときはどうする？よくあるQ&A
Q：「保存期限過ぎた記録、捨ててもいい？」
→ OKですが、個人情報保護法に基づいて“適切に廃棄”しましょう。シュレッダーorデータ完全削除が基本！
Q：「記録の一部を間違えてたら？」
→ 二重線＋訂正印、電子の場合は訂正履歴が残る形式で！“改ざん”と疑われないよう注意。
Q：「退職したスタッフの記録は？」
→ 勤務実績含め、保存対象！そのスタッフが提供した記録も“２年間”保存義務あり。
まとめ：記録は「今」と「未来」の安心を作る！
日々の記録、ただ書くだけでも大変なのに、「保存」まで意識するのは面倒に思えるかもしれません。
でも、きちんと残された記録は、利用者の安心・事業所の信頼・自分の身を守る盾になります。
「記録を残す」＝「ケアを形にする」ってこと。未来のあなたが困らないように、今日の記録を大事に残しておこう！
さあ、今から記録フォルダ整理しちゃう？それとも一息コーヒーから始めよっか♪☕
