書き忘れ防止！サービス実施記録の時短テクニック10選

介護の現場で毎日欠かせない「サービス実施記録」。利用者様の状態や支援内容を正確に残すこの業務は、運営の要とも言える大切なものです。しかし、日々の業務に追われる中で、「つい記録を後回しにして書き忘れた」「記録に時間がかかって残業になってしまう」といった声も多く聞かれます。

そこで今回は、書き忘れを防ぎながら、記録作成の効率をグッと上げる「時短テクニック10選」をご紹介します。実践しやすいものばかりですので、ぜひあなたの現場でも取り入れてみてください！

最も有効な時短＆忘れ防止策は、サービス提供直後に記録を残すことです。「あとでまとめて書こう」は、記憶の曖昧化や抜け漏れの原因になります。スマホやタブレット端末を活用して、その場で入力できる体制を整えるのがベストです。

毎回ゼロから文章を考えるのは非効率。よく使う表現や構成をテンプレート化し、日々の記録で使い回せるようにしておくと時短につながります。たとえば「排泄介助の記録」「食事介助の記録」「入浴後の観察記録」など、パターン別のテンプレートを作成しましょう。

施設内で共有が徹底されていれば、略語や記号を使うのも時短になります（例：「S：声かけ」「A：自立」「I：一部介助」など）。ただし、監査や外部公開には不適切なため、あくまで内部用と割り切ることが重要です。

最近のスマートフォンやタブレットでは、音声入力の精度が非常に高くなっています。移動中や作業後に短時間で記録を入力する際には、音声で下書きを行い、後で確認・修正するという方法も効果的です。

忙しいと、記録が後回しになりがち。そこで、業務終了30分前などに「記録時間」をスケジュールに組み込み、チーム全体で記録を見直す習慣を持つと、書き忘れを未然に防げます。

すべてを詳細に書こうとすると時間がかかります。記録は「優先順位」をつけて、重要な観察事項・異変・対応内容に絞ると効率的です。たとえば「平常時は定型記録」「異常時は詳細記録」といったルールを設けるのも一案です。

介護記録ソフトには、過去の記録を参照したり、定型文を選択できたりする機能が充実しています。紙ベースよりもデジタルツールの方が入力補助に置いて、結果として時短になります。可能であれば、ICT導入を検討しましょう。

「記録漏れチェックリスト」を用意しておけば、確認作業が一目瞭然になります。たとえば、「排泄の有無」「服薬の確認」「転倒や異常行動の有無」など、日々の記録項目を一覧化しておくと、抜け漏れの心配が激減します。

長文で詳細に書きすぎると時間がかかります。必要な情報を「誰が・何を・どうした」の三点にまとめて、2〜3行程度で要点を記録するスキルを磨くことが、時短記録の近道です。

「記録が遅い」「何を書けばいいかわからない」という悩みは、実は書き方のコツを知らないことが原因です。職員同士で「早くて的確な記録」の事例を共有し、学び合うことで、現場全体の記録スピードが向上します。

サービス実施記録は、介護の「見えない質」を可視化する重要な業務です。ただの作業としてではなく、「安全・安心・信頼」を生む手段として、効率良く、確実に記録を残すことが求められます。

今回ご紹介した10の時短テクニックは、どれもすぐに実践可能なものばかりです。最初は小さな工夫からでも構いません。一つずつ実践していくことで、記録にかかる時間を短縮し、書き忘れを防ぎながら、サービスの質を高めることができます。

あなたの現場にも、ぜひ取り入れてみてください。